VIA-Adviseurs

Optimaal vergunningmanagement

Midden in het gemoedelijke Brabantse land ligt een mooie kleine gemeente met een overzichtelijke ambtelijke organisatie. Korte lijnen, weinig schijven, dicht bij de klant. Maar ook een gemeente met een duidelijke ambitie naar haar inwoners; ‘Wij staan voor u klaar’. Het is dan ook het gemeentebestuur met voorop zijn ambitieuze burgemeester die deze ambitie om wilde zetten in daden. Naar aanleiding van de brochure van VIA Adviseurs over optimaal vergunningmanagement is VIA Adviseurs gevraagd een offerte uit te brengen over dit onderwerp. Uiteindelijk haalde VIA Adviseurs de opdracht binnen en werd gestart met het vorm geven van het vergunningmanagement volgens de filosofie van VIA. Deze filosofie is vierledig en komt op het volgende neer:

  • vermindering van de administratieve lasten voor burgers, ondernemers en de eigen organisatie;
  • betere en snellere dienstverlening aan burgers en bedrijven;
  • versnelling van de doorlooptijd van procedures;
  • het beter faciliteren  en ondersteunen van medewerkers in de uitvoering van hun taak.

Het project, dat in 2009 is gestart en nog doorloopt tot de inwerkingtreding van de Wabo heeft inmiddels een aantal feitelijke producten opgeleverd. Ook is het gelukt om de medewerkers, door middel van coaching, begeleiding en het (laten) vastleggen van werkafspraken, op een andere manier met hun taken te laten omgaan.
Eén van de ontwikkelde producten is een eigen proces Bouwvergunning waarbij het, door op een slimme manier om te gaan met de klant is gelukt de behandeltijd van een groot aantal bouwaanvragen terug te brengen van 6 weken naar 30 minuten. Op de website kan de aanvrager op een duidelijke manier doorlopen of zijn plan in aanmerking komt voor deze “klaar terwijl u wacht vergunning”. Het gaat in dit geval over de meeste aan-, uit- en bijgebouwen bij woningen. Als de aanvrager via de checklist heeft bepaald of zijn aanvraag aan de ‘spelregels’ voldoet, neemt hij/zij telefonisch contact op met de gemeente. Door middel van het op een slimme manier stellen van een aantal vooraf vastgelegde vragen wordt de vergunningaanvraag al geheel voorbereid inclusief de beschikking op papier. Hierdoor hoeft de aanvrager als hij op afspraak met tekeningen aan de balie verschijnt, het bouwplan alleen nog te laten toetsen aan de voorschriften van het bestemmingsplan, waarna hij/zij al na een kop koffie met de vergunning op zak naar huis kan. Door deze manier van vergunningverlening ook geheel volgens de wet uit te voeren, heeft dit wel een aantal grote aanpassingen gevergd. Naast veranderingen op grond van cultuur, ethiek, klantgerichtheid, duidelijkheid e.d. moesten er ook grote aanpassingen worden gedaan op het gebied van beleid en verordeningen om deze manier van vergunningverlening mogelijk te maken. Zo is het welstandsbeleid in de gemeente enorm vereenvoudigd (beleid van 250 pagina’s teruggebracht tot 20 pagina’s met veel welstandsvrije gebieden), zijn de leges voor deze vergunningsoort geüniformeerd en is het dienstverleningsconcept hierop aangepast.

Na een korte gewenningsperiode is deze manier van vergunningverlening inmiddels binnen de organisatie omarmd en wordt deze door de klant zeer hoog gewaardeerd. Uiteraard betreft het optimaal vergunningmanagement niet alleen dit ene voorbeeld. Binnen de organisatie zijn verschillende veranderingen merkbaar, welke onder andere zijn ingegeven door de wil om straks bij de inwerkingtreding van de Wet Algemene bepalingen Omgevingsrecht “Wabo-proof” te zijn. Naast deze merkbare veranderingen zullen verschillende medewerkers ook aangeven dat er niet veel is veranderd, en dat is maar goed ook. Verbeteren zit hem niet altijd in veranderen, maar vaak in de manier waarop je ergens mee omgaat.