VIA-Adviseurs

Leanmanagement ‘proces complexe initiatieven’

Voor een gemeente met 40.000 inwoners heeft VIA Adviseurs een LEAN-project uitgevoerd op het proces van de complexe initiatieven. Dit LEAN-project staat in het teken van de verbetering van de dienstverlening aan de burger (Programma Dienstverlening).

Op diverse plaatsen binnen het gemeentelijk apparaat komen namelijk initiatieven binnen. In het proces tussen initiatief en realisatie blijken zich problemen voor te doen als gevolg van onduidelijkheid in de onderlinge afstemming en de coördinatie van taken en processen. Het probleem manifesteert zich op twee vlakken: een gebrek aan structuur in het proces en een gebrek aan communicatie in de productieprocessen.

De werkgroep LEAN heeft geconstateerd dat het huidige proces niet vast ligt. Het is voor de organisatie onduidelijk. Er zijn diverse voorstellen in het verleden gedaan tot structurering. Deze lean-werkgroep biedt een kans hier verandering in te brengen. De opdracht aan de werkgroep was: Het inzichtelijk maken van het proces tussen initiatief en vergunningverlening, het optimaliseren van dat proces (klantgerichtheid) en het toekennen van verantwoordelijkheden en taken.

Het project is praktisch georganiseerd in 5 meetings met een vertegenwoordiging van de organisatie. Aan de hand van de leanprincipes is het proces geanalyseerd, zijn verbetervoorstellen geformuleerd en is een eindpresentatie aan het management gehouden. De verbetervoorstellen zitten zowel in de doorlooptijd als de bewerkingstijd van het proces.